Manajemen Pengetahuan

FederasiHapsari: “Setelah 23 tahun, baru sekarang kami membicarakan dan berencana mengelola pengatahuan yang berserakan di organisasi HAPSARI. Semoga menyumbang untuk penguatan gerakan perempuan, terutama gerakan perempuan basis” (Lely Lubis, Anggota DPN HAPSARI).

Sebanyak 14 orang kader perempuan anggota HAPSARI mengikuti Training Manajemen Pengetahuan yang dilaksanakan tanggal 15 – 20 Desember 2013 di Jogyakarta. Kegiatan ini  bertujuan untuk :

1. Menumbuhkan pengetahuan dan kesadaran baru dalam diri Kader dan Pengurus HAPSARI tentang pentingnya sistem informasi dalam organisasi yang  menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.
2. Menumbuhkan kemampuan (skill) Kader dan Pengurus HAPSARI dalam membangun Sistem informasi ; data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa  menjadi satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga untuk memperkuat advokasi.
3.  Menyiapkan Tim yang akan bertanggungjawab sebagai Pengelola Sistim Informasi dan Data di HAPSARI, untuk melayani kebutuhan internal (seluruh anggota) dan eksternal (mitra/jaringan) yang membutuhkan.

Kegiatan ini difasilitasi dua orang fasilitator profesional yaitu Ibu Lely Zailani, Ketua Dewan Pengurus Nasional HAPSARI dan Ibu Diana Goeltom, dari Debtwacth Indonesia. Dan  seorang Narasumber yaitu Ibu Luaviana Aryanti dari AJI Jakarta, mantan jurnalis Metro TV.

Kegiatan selama lima hari ini dilaksanakan di dua tempat; tanggal 15 – 17 Desember di Learning Center Lentera Kasih, Kalibawang Kulon Progo, lalu tanggal 18 – 20 Desember dilanjutkan di Sekretariat HAPSARI di Bantul, hanya diikuti oleh 8 orang peserta yang mengikuti sesi mentoring dari fasilitator.

Dimulai dengan “Menggali Pengetahuan Awal” peserta tentang; data – informasi – sistim informasi – pengetahuan, melalui metode curah pendapat dan diskusi kelompok. Dari sini tergambar peta pengetahuan dasar peserta tentang materi yang akan dibahas selanjutnya selama training. Lalu didorong tumbuhnyapartisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para peserta yang merupakan Kader dan Pengurus HAPSARI dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.dari sini pula fasilitator mempersiapkan materi dan metode mentoringnya.

Dilanjutkan dengan adanya masukan dari Narasumber yang menjelaskan tentang bagaimana mengumpulkan dan mengolah data menjadi informasi menggunakan media audio visual (film) dan tulisan dalam konteks kerja advokasi. Dengan input ini peserta melihat contoh langsung bagaimana film digunakan sebagai alat advokasi (buruh) dan mendapat satu contoh praktis bagaimana kekuatan tulisan dalam advokasi. Peserta juga diberi kesempatan latihan membuat tulisan sederhana (cerita pengalaman) dengan panduan 5W + 1H sebagai pengenalan dasar.

Proses Mentoring terdiri dari dua materi utama yaitu membangun logika, dan membangun kerangka (cara kerja kerja). Membangun logika sistim informasi adalah tujuan fasilitator membantu peserta memahami bahwa sistim informasi adalah “Proses sistematisyang sengaja dirancang (direncanakan) untuk membuat, merawat dan mengembangkan organisasi agar dapat menggunakan pengetahuan sebaik-baiknya untuk menciptakan nilai tambah bagi organisasi dan individu pendukungnya”.

Pengetahuan adalah kata kuncinya, sehingga peserta dipandu untuk memahami dengan baik konsep “pengetahuan” yang tidak sekedar “informasi dan data” tapi bersumber dari banyak hal; mulai dari data yang diolah menjadi informasi, wacana, peristiwa, adat-istiadat, kebiasaan dan pengalaman (tertulis maupun tidak).

Pengetahuan adalah data yang diolah menjadi informasi, wacana, peristiwa, adat-istiadat, kebiasaan dan pengalaman. Manajemen Pengetahuan adalah serangkaian kerja mulai dari mengumpulkan,  menyimpan, membagi dan mempertanyakan kembali. Seringkali, pengetahuan yang kita miliki dan mampu kita bagi seperti “Gunung Es”. Hanya permukaannya saja yang mampu kita sampaikan atau bagikan, padahal masih banyak  lagi (bagian bawah) yang belum terungkap atau mampu diungkapkan. Itulah mengapa diperlukan sistim dalam Manajemen Pengetahuan.

Berbagai pengetahuan yang ada di HAPSARI inilah yang hendak dikelola dalam sistim informasi yang baik, sehingga menjadi nilai tambah untuk memperkuat organisasi HAPSARI. Dari pemahaman yang demikian, fasilitator membantu peserta training menyusun kerangka kerja menyusun Sistim Informasi, langkah demi langkah yang dipraktekkan satu per satu.

Membuat Sistim Informasi untuk Mengelola Pengetahuan

Sesi ini membantu  peserta mulai membuat/membangun “sistim informasi”. Fasilitator menjelaskan bahwa inti dari manajemen pengetahuan adalah bagaimana mewujudkan sharing pengetahuan. Karena pengetahuan menjadi tidak ada artinya apabila hanya dibiarkan begitu saja didalam otak manusia.

Pengetahuan akan menjadi berarti apabila dibagikan. Dan sebelum dibagikan, harus dilakukan dulu proses pengolahannya, mulai dari data, menjadi informasi dan ke luar dalam bentuk produk pengetahuan.Di sinilah ada kebutuhan membuat sistim informasi, agar pengetahuan yang ada dapat berguna seperti yang sudah didiskusikan oleh peserta (3 fungsi pengetahuan).

Menata Produk HAPSARI

Melalui diskusi kelompok, fasilitator menugaskan peserta untuk mencari dan menemukan produk-produk HAPSARI yang berisi informasi  yang bisa dikumpulkan, disimpan, dibagi dan dipertanyakan kembali (diverifikasi). Peserta juga diminta untuk menjawab pertanyaan :

• Apa yang kita miliki ?
• Bagaimana proses pembuatan dan penyimpanannya?
• Apa manfaatnya bagi organisasi (ke dalam – ke luar) dan bagi individu?

Setelah dipilah-pilah berdasarkan jenisnya, maka ditemukanlah daftar produk HAPSARI yang terdiri dari 4 jenis (cetakan, visual, audio visual dan audio) yang berjumlah 14 produk yaitu :

Kegunaan media ini dihubungkan dengan fungsi Manajemen Pengetahuan, yaitu ; bagaimana informasi yang ada dikumpulkan, diolah, dibagi dan dipertanyakan kembali. Informasi-informasi tersebut-lah yang akan diolah dalam sebuah kerja yang namanya Sistim Informasi.

HAPSARI juga punya Serikat, Anggota dan Jaringan, tidak hanya 14 produk yang sudah dilihat satu per satu. Itu juga sumber informasi dan sumber pengetahuan jika dikelola sebagaimana prinsip manajemen pengetahuan.

Tujuan dan Fungsi Sistim Informasi HAPSARI

Untuk menetapkan tujuan sistim informasi, peserta diminta memeriksa kembali visi – misi dan tujuan organisasi. Karena tujuan dari sistim informasi harus menjawab kebutuhan pencapaian visi – misi dan tujuan-tujuan organisasi. Informasi akan digunakan untuk memeriksa dan memecahkan masalah (mengambil keputusan) organisasi.

Berdasarkan penjelasan tersebut, maka peserta berpedoman pada konstitusi organisasi (Anggaran Dasar) dan kebijakan yang telah ditetapkan dari hasil strategic planning, yaitu :

Tujuan-tujuan organisasi (baik mandat anggaran dasar maupun mandat strategic planning) akan dicapai melalui program, dan sistim informasi yang akan menjadi “sistim pendukungnya”. Pada awalnya, peserta seringkali rancu dan bingung untuk membedakan tujuan program dengan tujuan sistim informasi. Namun setelah berkali-kali didiskusikan bersama fasilitator, akhirnya peserta dapat merumuskan 3 (tiga) tujuan Sistim Informasi untuk HAPSARI, yaitu :

 Tujuan Sistim Informasi :

(1) Mengolah pengalaman dan pengetahuan HAPSARI menjadi sumber pengetahuan gerakan perempuan basis dan nasional.

 (2)    Menggaungkan kerja-kerja HAPSARI sebagai gerakan perempuan di Indonesia.

 (3)   Terbangunnya memory (perasaan, semangat) organisasi.

 Selain itu, peserta juga menemukan fungsi sistim informasi, sebagai :

•  Mentoring (mengamati, belajar/mempelajari, bertanya, pengingat).
•  Pengetahuan untuk menciptakan nilai tambah bagi organisasi dan anggota untuk memperkuat organisasi.
•  Pengetahuan sebagai solusi untuk menyelesaikan masalah.***

Komentar Via Facebook