Sesuatu dari CoRel

FederasiHapsari: HAPSARI sudah memasuki tahun kedua kerjasama dengan Program Representasi (ProRep – USAID) dimana selama periode kerjasama telah mendapatkan lebih dari 17 kegiatan untuk memperkuat kapasitas, baik berupa pelatihan dan lokakarya maupun dalam bentuk dukungan lain seperti penyediaan peralatan kantor. Pada akhir tahun 2013, HAPSARI memanfaatkan SAC (Self-Assessment of Competence) dimana selain melibatkan staf para mitra, dalam proses juga mengundang mitra strategis, misal SKPD atau DPRD untuk dapat juga memberikan masukan. Sebagai bagian dari evaluasi internal kinerja lembaga dimana kemudian telah disepakati adanya rencana strategis untuk 3 tahun (sampai dengan 2016).

Dalam akhir periode program saat ini, bersama ProRep HAPSARI menerapkan penilaian bernama Corel (refleksi dan pembelajaran secara partisipatif) yang dirancang tidak hanya melibatkan staf penerima hibah dan mitra strategis, tetapi juga melibatkan penerima manfaat dalam proses umpan balik untuk mendapatkan masukan dalam peningkatan kinerja organisasi. Proses penilaian saat ini (Corel) dilaksanakan untuk melihat kemajuan hasil yang ditargetkan dalam rencana strategis tersebut dan mendapatkan umpan balik dari kelompok masyarakat (penerima manfaat) yang seharusnya terwakili. Hasil analisis penilaian ini akan menjadi rumusan rencana tindak lanjut yang berisi langkah-langkah konkrit bagaimana mengisi kesenjangan antara target dan pencapaian untuk setidaknya satu tahun ke depan.

Mekanisme ini dimaksudkan untuk membantu HAPSARI (dan mitra ProRep lainnya) memantau perkembangan organisasi dengan tetap menilai kompetensi lembaga secara berkesinambungan. HAPSARI diharapkan dapat menentukan langkah-langkah penyesuaian strategi organisasi yang diperlukan dalam hal:

1. Strategi Advokasi dan komunikasi yang digunakan untuk menerima masukan dan pendapat dari anggotanya atau kelompok masyarakat yang diwakili.
2. Pemanfaatan potensi-potensi alternatif yang dapat digunakan untuk meningkatkan kapasitas Hapsari dalam advokasi Penguatan Hak Ekonomi Anggota.
3. Rencana komunikasi yang lebih baik dengan pembuat kebijakan di tingkat nasional/daerah.
4. Informasi lebih rinci mengenai pengelolaan program bersama ProRep, mulai dari perencanaan dan strategi pelaksanaannya, manajemen operasional termasuk kapasitas manajemen keuangan.

Hasil-hasil CoRel HAPSARI (05 – 06 Maret 2015)

Inisiatif Baru yang Muncul :

Sharing Hasil Pembelajaran bersama DPN HAPSARI

Sepanjang pelaksanaan program HAPSARI bekerjasama dengan ProRep, inisiatif baru yang muncul adalah :

1. Menjadikan PADOCS (Participatory Analysis and Development of Organizational Capacity and Strategy) atau Analisis dan Pengembangan Kapasitas dan Strategi Organisasi secara Partisipatif sebagai model strategic planning untuk semua serikat anggota HAPSARI.
2. Semua kegiatan dijadikan strategi untuk melakukan konsolidasi, kaderisasi dan legitimasi organisasi, maksudnya:
   – Konsolidasi; kegiatan harus mensolidkan lagi organisasi, memperkuat hubungan antar pengurus dengan anggota, termasuk memperkuat lagi hubungan HAPSARI dengan kalangan organisasi mitra dan jaringan.
   – Kaderisasi; kegiatan harus menjadi strategi mempercepat proses kaderisasi. Sebagai contoh, karena SPI Kulon Progo sudah lebih dulu mengadakan PADOCS, maka Ari Purjantati, Pengurus SPI Kulon Progo bertanggungjawab terhadap pelaksanaan PADOCS di Serikat Perempuan Mamuju (Sulawesi Barat) yang berlatih dan bertugas menjadi fasilitator kegiatan.
   – Legitimasi; kegiatan-kegiatan program harus memperkuat “pengakuan” terhadap keberadaan HAPSARI dan serikat anggotanya. Jenis kegiatan yang digunakan adalah audiensi dan lobby, publikasi hasil penelitian, penerbitan buku, pameran dan pementasan teater.

Perubahan Mendasar yang Muncul :

Ari Purjantati dari SPI Kulon Progo mempresentasikan hasil pembelajaran bersama HAPSARI

HAPSARI merubah strategi advokasi, dari kata “lawan” (ketika berhadapan dengan pemerintah), menjadi kata “bergandeng tangan”, (kemitraan atau kerjasama). HAPSARI juga mulai bergandeng tangan dengan kalangan perguruan tinggi/lembaga penelitian, dalam pelaksanaan kegiatan programnya. Pendekatan yang digunakan adalah dialog melalui audiensi dan lobby, serta melibatkan kalangan pemerintahan dan anggota dewan sebagai narasumber kegiatan, dan menggunakan tempat pertemuan di gedung-degung milik pemerintah, misalnya Aula Pertemuan Kecamatan dan Balai Desa. Perubahan strategi ini dimatangkan dengan semboyan yang dihasilkan dalam Sarasehan Nasional, Desember 2014, yaitu : “Bertindak Bersama, Berperan Setara”.

Pembelajaran Berharga :

1. ProRep memiliki pemahaman bahwa HAPSARI adalah organisasi akar rumput sehingga didukung dan perlu pengembangan kapasitas yang sesuai dengan kebutuhan :
   1. bareng mengerjakan program mulai dari perencanaan, ada input-input strategi implementasi program untuk mencapai hasil maksimal.
   2. perencanaan strategis membantu dalam mengidentifikasi kader, dukungan terhadap proses perencanaan di Mamuju sekaligus menyediakan basis data bagi serikat (dengan wawancara langsung dengan anggota),
   3. untuk kepentingan monitoring dan evaluasi; wawancara dengan anggota membantu meningkatkan profil organisasi di mata anggota, wawancara dengan stakeholder membantu mempromosikan dan memperkuat legitimasi organisasi.
   4. diajarkan tertib administrasi: Administrasi keuangan rutin dilihat sehingga membantu pelaksanaan keseharian.
   5. peningkatan kapasitas diperhatikan (seperti workshop penulisan laporan, walaupun sekali kegiatan dirasa belum cukup).
   6. ProRep membayarkan konsultan untuk pendampingan program, sangat membantu dalam hal substansi dan tekhnis pelaksanaan program sesuai kebutuhan lembaga.
   7. komplain/pengaduan dan problem-problem dalam komunikasi direspon dengan cepat
2. Strategi pendekatan advokasi kreatif plus target-target terformat yang digabungkan (Lembar Tanggapan sebagai terget milestone, dan kegiatan Audiensi) :
   1. membantu membuka jalan untuk komunikasi dan membangun relasi dengan aparat Pemda, dewan perwakilan dan perguruan tinggi,
   2. banyak dorongan untuk komunikasi dengan Pemda sehingga menguatkan kerja sama dengan beberapa badan dan dinas (sehingga mulai makin terbuka peluang-peluang mendapat dukungan dari Pemda),
   3. memberi kesempatan interaksi lebih luas dan dipromosikan dengan kalangan pemerintahan mulai tingkat daerah hingga nasional,
   4. konsep kerjasama terbuka dengan gagasan-gagasan baru,
   5. target proyek dapat memperkuat kaderisasi.
3. HAPSARI perlu meninjau ulang sistim perencanaan program dan keuangan yang sesuai dengan kebutuhan anggota dan kondisi di wilayah serikat. Mempertimbangkan adanya kebutuhan pembiayaan yang berbeda-beda untuk SPI Kulon Progo (DIY) misalnya, dengan SP Mamuju (Sulbar). Karena biaya pengeluaran untuk kegiatan di Mamuju jauh lebih tinggi dibanding dengan Kulon Progo.
4. HAPSARI perlu melakukan perbaikan tata kelola organisasi; sistim kaaderisasi kepemimpinan, manajemen organisasi dan keuangan.
5. Buku “NARASI PEREMPUAN” yang ditulis dan diterbitkan HAPSARI bersama ProRep sebanyak 250 buah mampu “menyemangati” kembali para Kader, mengingatkan pada proses dan pengalaman membangun gerakan bersama HAPSARI yang harus terus dipelihara semangatnya dan “diturunkan” pada Kader-kader lainnya.

• Sebagai contoh misalnya, seorang kader dari SPI Kulon Progo mendapat ijin bekerja sebagai Staf di Koperasi Hapsari Kulon Progo, hanya setelah orangtuanya melihat photonya ada dalam buku HAPSARI.

Dampak Program :

1. Terpeliharanya semangat berorganisasi (penguatan komitmen) karena terdapat kegiatan program yang menjangkau seluruh serikat anggota. Pada setiap akhir kegiatan, kami menyempatkan diri melakukan konsolidasi, membahas masalah-masalah internal organisasi dan mencari jalan keluarnya bersama.
2. Tantangan bekerjasama dengan lembaga eksekutif dan legislative yang dirasakan sepanjang perjalanan HAPSARI dalam bentuk keruwetan birokrasi yang kadang-kadang membawa frustasi sebagian pengurus dan kader, kini mulai mengendur. Beberapa serikat anggota HAPSARI menjadi lebih dekat dengan kalangan pemerintah daerah dan dewan perwakilan.
3. Serikat anggota HAPSARI mendapat kemudahan membangun relasi dan kerjasama dengan kalangan pemerintah daerah, dewan perwakilan rakyat dan perguruan tinggi. Dalam acara Sarasehan Nasional HAPSARI tanggal 6 Desember 2014 di Jogyakarta misalnya, HAPSARI berhasil menghadirkan 19 orang stakeholder dari kalangan pemerintah daerah dan nasional, dewan perwakilan, serta perguruan tinggi, diantaranya :
   1. Kementerian Koperasi dan Industri Kreatif Deputi UMKM bagian Produktivitas dan Mutu, yang menjadi salah seorang Narasumber.
   2. Ketua DPRD kabupaten Pekalongan, Bupati Kulon Progo dan Wakil Bupati kabupaten Serdang Bedagai, juga sebagai Narasumber.
   3. Anggota DPRD dari kabupaten Labuhanbatu, dan kabupaten Serdang Bedagai, serta Kepala Dinas Koperasi kabupaten Deli Serdang, juga hadir dalam kegiatan Sarasehan Nasional meski tidak menjadi Narasumber acara.
   4. Dosen dan peneliti dari Universitas Sumatera Utara, Universitas HKBP Nomensen Medan, serta dari Universitas Gajah Mada Yogyakarta juga hadir sebagai pemberi tanggapan atas pelaksanaan Sarasehan Nasional.
      d. HAPSARI memiliki mitra strategis dari kalangan perguruan tinggi/lembaga penelitian yang cukup penting di Indonesia, yaitu Universitas Gajah Mada Yogyakarta, Universitas Sumatera Utara dan Universitas HKBP Nomensen di Medan yang telah menyatakan komitmen dukungannya untuk terus bekerjasama dengan HAPSARI dan serikat anggota HAPSARI di masa depan.

Terhadap penyelenggaraan pemerintahan di daerah, perubahan paling besar adalah :

1. Dipercayanya Koperasi Hapsari Kulon Progo sebagai penerima dana hibah sebesar 300 juta rupiah untuk Pengadaan Peralatan Pengolahan Kakao, dari Kementrian Koperasi dan UMKM Jakarta, atas rekomendasi dari Dinas Koperasi Kulon Progo.
2. Sekretaris Anggota Dewan Pengurus Nasional HAPSARI dari SPI Kulon Progo dipilih menjadi Staf Pendamping Program KUR oleh Kementrian Koperasi dan UMKM, juga atas rekomendasi dari Dinas Koperasi Kulon Progo.
   c. Serikat anggota HAPSARI di kabupaten Deli Serdang, Serdang Bedagai, dan Labuhanbatu, selain diundang dalam kegiatan rutin Musrenbang (mulai tingkat desa, kecamatan, kabupaten dan provinsi), kini telah dilibatkan lebih meluas dalam kegiatan dinas/instansi pemerintah di daerah misalnya dalam sosialisasi Program Desa Prima, Program Emas, dll).
3. SPI Kulon Progo, meskipun belum diundang dalam Musrenbang, tetapi telah diundang dalam Rapat SKPD bersama DPRD Kulon Progo untuk pembuatan Perda Perlindungan Perempuan dan Anak Korban Kekerasan.
4. SPI Pekalongan tercatat sebagai serikat anggota HAPSARI yang ikut menerima dampak positif program ini, antara lain:
   1. Terdapat dua orang kader program ekonomi yang sebelumnya hanya mengelola produk untuk kebutuhan individu, kini telah menjadi penanggungjawab untuk pemasaran produk-produk dari serikat anggota HAPSARI lainnya.
   2. Ketua SPI Pekalongan bertambah keberanian dan kemampuannya dalam melakukan lobby dengan kalangan pemerintah daerah serta dewan perwakilan rakyat dan berhasil menghadirkan Ketua DPRD Pekalongan sebagai Narasumber dalam acara Sarasehan Nasional HAPSARI, Desember 2014. Juga dalam hal melakukan pengorganisasian dan penambahan anggota baru di daerah pemilihannya ketika mencalonkan diri sebagai anggota dewan pada Pemilu 2014 yang lalu.

Keberlanjutan Program :
Kegiatan-kegiatan yang masih dapat dilanjutkan secara mandiri oleh HAPSARI bersama serikat anggotanya adalah :

1. Pengelolaan Trading House sebagai model untuk mengembangkan jaringan pemasaran produk-produk anggota yang bernilai ekonomi, untuk mendapatkan profit yang mendukung individu (pelaku gerakan) dan organisasi.
2. Tiga Koperasi Serba Usaha (Kulon Progo, Deli Serdang, Serdang Bedagai) yang telah berbadan hukum dan sudah mulai mengembangkan Unit Usaha Perdagangan, misalnya Unit Pengolahan Kakao oleh Koperasi Serba Usaha Hapsari Kulon Progo. Pada setiap 3 bulan sekali SPI Kulon Progo mengagendakan pertemuan dengan Bupati dan Kepala Dinas Koperasi, untuk membahas perkembangan program dan rencana-rencana berikutnya.
3. Komunikasi, menjalin relasi dan kerjasama dengan kalangan pemerintah daerah (Bupati, Wakil Bupati, Dinas-dinas) dan perguruan tinggi (USU, HKBP Nomensen di Medan dan UGM di Yogyakarta) serta kalangan anggota dewan untuk melanjutkan kerjasama dengan “menagih janji” dukungan komitmen yang pernah mereka sampaikan.

REKOMENDASI :

Berdasarkan pembelajaran yang kami peroleh, pencapaian indikator keberhasilan program serta hasil diskusi CoRel bersama ProRep, HAPSARI mengajukan rekomendasi untuk dipertimbangkan oleh ProRep, yaitu :

Mas Trias dari ProRep juga memfasilitasi proses CoRel ini

1. Masih diperlukan dukungan penguatan kapasitas untuk HAPSARI (sebagai federasi) untuk lebih profesional memberikan layanan sesuai kebutuhan serikat anggotanya, terutama dukungan dalam hal :
   1. Di tingkat Federasi : Kaderisasi Kepemimpinan melalui Pelatihan Penguatan Kepemimpinan yang lebih lengkap yang mencakup substansi leadership (visi – misi), organisasi, berbicara dan bernegosiasi dengan mitra, penyusunan proposal, kemampuan manajemen (penulisan laporan), administrasi dan keuangan, pemahaman terkait SOP Organisasi, penyusunan database, dan strategi berjejaring.
      • Pada saat dilaksanakan CoRel, serikat mencatat ada 405 orang Kader dari 9 serikat pada level kabupaten, kecamatan dan desa (tidak termasuk yang belum tercatat, karena Databse belum di update).
      • Kami telah mengidentifikasi bahwa kemampuan dan ketrampilan Kader (pengurus dan anggota HAPSARI) dalam berbagai hal meningkat, namun dirasakan masih “setengah-setengah” atau belum purna. Hampir semua serikat memiliki pengurus dan anggota yang mampu mengoperasikan computer, menggunakan kamera, menjalankan tugas administrasi dan keuangan lembaga, serta menjalankan peran berjejaring. Namun demikian, kemampuan tersebut masih dirasa kurang ketika HAPSARI memerlukan kemampuan dan ketrampilan untuk mengembangkan lembaga agar mencapai keberhasilan (mampu mandiri dan berkelanjutan). Misalnya, tugas penyusunan laporan program yang didanai donor masih harus dilakukan dan bergantung pada beberapa individu tertentu yang ada di sekretariat Federasi.
      • Output dari Program Penguatan Kepemimpinan ini adalah Rencana Tindak Penguatan Kepemimpinan HAPSARI yang diimplementasikan dengan dukungan dan fasilitasi pendampingan dari Dewan Pengurus Nasional dan Ketua Pelaksana Harian, untuk target “menagih janji” komitmen dukungan stakeholder pada Sarasehan Nasional HAPSARI Desember 2014 dan pada kunjungan Monev ProRep, Februari 2015.

b. Di tingkat Serikat : Penataan Manajemen Organisasi dan Program sesuai dengan kebutuhan anggota dan kondisi lingkungan organisasi mereka saat ini, melalui Training Manajemen Organisasi dengan fokus pada aspek manajemen administrasi dan keuangan (penyusunan raancangan anggaran pendapatan dan belanja organisasi), laporan keuangan, penyusunan proposal, penulisan laporan, pemahaman terkait SOP Organisasi, dan penyusunan database

2. ProRep membuka peluang kerjasama langsung dengan Serikat Anggota HAPSARI dengan pendampingan manajemen dan tekhnis dari HAPSARI :a. Isu bersama untuk seluruh serikat anggota HAPSARI yang ditemukan pada saat CoRel (Februari 2015 di Jogyakarta) adalah : Advokasi BPJS, Manajemen Organisasi dan Jaringan Pemasaran.

• ProRep dapat menyediakan satu pertemuan khusus untuk memfasilitasi proses perumusan proposal bersama, penyusunan target milestone dan anggarannya, sesuai dengan kebijakan manajemen ProRep, berikut mengenalkan sumberdaya (orang) yang ada di ProRep dan dapat diakses untuk membantu manajemen dan tekhnis pelaksanaan kegiatan. Ini sekaligus merupakan rekomendasi HAPSARI untuk perbaikan pengelolaan program dan manajemen ProRep di masa yang akan datang.

3. Untuk upaya peningkatan kerja-kerja advokasi paska berakhirnya program, hal lain yang direkomendasika HAPSARI untuk ProRep adalah :

• ProRep dapat memfasilitasi mitranya yang masih aktif (dalam kontrak kerjasama) untuk melibatkan mitra ProRep lainnya yang programnya sudah berakhir. Sehingga mitra tersebut masih dapat mengakses peluang-peluang penguatan kapasitas atau mempraktekkan pengetahuan kerja advokasi yang sudah diperoleh.
• ProRep juga dapat memanfaatkan staf-staf yang mempunyai keahlian tertentu untuk mengunjungi mitra yang sudah berakhir programnya, untuk memberikan tekhnical asistensi yang dibutuhkan, misalnya menemukan “capaian-capaian positif dari dampak program” atau cerita sukses untuk disuarakan dan disebarluaskan sebagai bentuk pengetahuan lokal untuk pembelajaran yang lebih luas yang oleh kalangan mitra sendiri tidak teridentifikasi dengan baik. Bantuan tidak harus selalu dalam bentuk dana hibah.***